Günlük iş hayatımızda Outlook ve mailler artık oldukça fazla yer almakta. Gün içinde müşterilerimizle, iş arkadaşlarımızla, üst yönetimle vs o kadar çok mail paylaşıyoruz ki bazen gözümüzden birşeyleri kaçırabiliyoruz. Örneğin, bir fiyat teklifinde hatalı bir iskonto değerini müşterinize gönderdiniz. Üst yönetimle farkında olmadan güncel bir rapor yerine eski bir raporu ek olarak paylaştınız. Yaşanmış bir sorun ile ilgili olarak kızgınlıkla iş arkadaşınıza farklı bir üslupta mail attınız ve maili gönderdikten sonra yaptığınız hata(ların) farkına vardınız.
Böyle durumlarda yapmanız gereken tek şey attığınız mailleri geri çekmek ve/veya yenisi ile değiştirmek. Ama eğer o gün çok da şanslı değilseniz ve maili gönderdiğiniz kişi o anda online ise ve ilk attığınız maili okumuşsa maili geri çekme veya yenisiyle değiştirme şansınız malesef kalmıyor. Aslında sizi böyle skınıtıya düşürecek problemleri bir ölçüde de olsa giderecek bir yöntemimiz Outlook’ta mevcut. Kural araçlarını kullanarak Outlook’taki maillerinizi Giden Kutunuzda 1 dk veya istediğiniz kadar süre bekletmeniz mümkün. Böylece hatayı farkettiğinizde daha mail gitmeden ona müdahale edebileceksiniz. Maillerinizin 1 dk gecikmeli gitmesi size birşey kabettirmeyecektir, ama emin olun bazı anlarda size çok şey kazandıracaktır. Şimdi bunu nasıl yapacağımızı adım adım görelim:
– Outlook’ta Giriş sekmesinde “Kurallar” seçeneğine tıklanır.
– Açılan seçenekler içerisinde “Kuralları ve Uyarıları Yönet” seçilir.
– Ekrana gelen pencerede Yeni Kural seçilir. Açılan Kural Sihirbazı penceresinde “Gönderdiğim İletilerde Kuralı Uygula” seçilir ve İleri düğmesine tıklanır.
– Gelen ekran seçeneklerinde herhangi bir seçim yapmadan doğrudan “İleri” düğmesine tıklanır. Ekrana gelecek uyarıda Evet seçilir.
– Bu ekranda ise 1.adımda “teslimi birkaç dakika ertele”, hemen altındaki 2.adımda ise 1 dk. (veya istediğiniz kadar süre) seçilir. Sonraki ekranlar İleri düğmesine tıklanarak geçilir.
-Son aşamada oluşturduğunuz bu kural için bir ad tanımlamanız istenir. Bu aşamada varsayılan seçeneklerinizi değiştimenize gerek yoktur. Son düğmesine tıklanarak kural tanımlama işlemi sonlandırılır.
Bundan sonra Outlook’ta gönderdiğiniz tüm mailler artık Giden kutunuzda 1 dk süreyle bekletilip sonrasında otomatik olarak gönderilecektir. Böylece yoğun ve yorgun anlarınızda dalgınlıkla da olsa hatalı mailler gönderdiğinizde telafi için her zaman ekstradan 1 dakikanız olacaktır
